Zgłoszenia zewnętrzne sygnalistów

25 grudnia 2024r. wchodzą w życie przepisy, nakładające na Rzecznika Praw Obywatelskich oraz wszystkie organy publiczne obowiązek przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń sygnalistów. Zgłoszenia zewnętrzne sygnalistów muszą być prowadzone zgodnie z procedurą wynikającą z ustawy.  

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba, która zgłasza informację o naruszeniu prawa, którą powzięła w związku z wykonywaną pracą. Sygnaliści od chwili dokonania zgłoszenia są objęci ochroną mającą zapewnić im wolność od działań odwetowych.  

Przepisów o ochronie sygnalistów nie stosuje się do spraw dotyczących:

• ochrony informacji niejawnych,
• tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych,
• tajemnicy postępowania karnego.

Zgłoszenia zewnętrzne sygnalistów

Już od września 2024r. obowiązują przepisy, nakazujące pracodawcom wdrażanie procedury przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Od 25 grudnia 2024r. będą obowiązywały także przepisy umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego. Co ważne, zgłoszenie zewnętrzne nie musi być poprzedzone zgłoszeniem wewnętrznym. Jest to całkowicie niezależna procedura. 

Zgłoszenia zewnętrzne sygnalistów będą przyjmowali:

• Rzecznik Praw Obywatelskich 
• organy publiczne

Podmioty te mają obowiązek wdrożyć procedurę zgłoszeń zewnętrznych obejmujących: tryb zgłoszeń, kanały komunikacji, sposób postępowania ze zgłoszeniem.

Zarówno Rzecznik Praw Obywatelskich jak i organy publiczne mają obowiązek wstępnej weryfikacji zgłoszenia. Jeżeli zgłoszenie dotyczy materii, co do której organ publiczny posiada kompetencje do jej załatwienia, wówczas rozpatruje zgłoszenie. Jeżeli organ stwierdzi, że do zgłoszenia właściwy jest inny organ publiczny wówczas w terminie 14 dni przekazuje zgłoszenie zewnętrzne temu organowi.

Obowiązek informowania sygnalisty

Organy obsługujące zgłoszenia zewnętrzne sygnalistów mają obowiązek udzielania sygnaliście informacji o biegu zgłoszenia. Najpierw – w terminie do 7 dni od zgłoszenia – mają obowiązek potwierdzić przyjęcie zgłoszenia. Następnie – jeżeli przesyłają zgłoszenie do innego organu –  informują o tym sygnalistę (w terminie do 14 dni). Wreszcie, w terminie 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia (w wyjątkowych przypadkach – do 6 miesięcy) informują zwrotnie sygnalistę o sposobie załatwienia zgłoszenia.

Organ publiczny ma także obowiązek poinformować sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. 

Kanały komunikacji 

Kanały komunikacji zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów to sposobu, w jakich sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń. Powinny być one niezależne od innych, zwykłych działań tych organów. Kanały muszą zapewniać:

• kompletność,
• poufność,
• integralność danych,
• zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych
• Muszą też pozwalać na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego. 

Zgłoszenia zewnętrzne sygnalistów mogą być dokonywane:

• ustnie lub 
• pisemnie w formie:
  • papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez organ
  • elektronicznej – na adres poczty elektronicznej,
  • elektronicznej skrzynki podawczej
  • adres do doręczeń elektronicznych
  • formularz internetowy 

Zgłoszenia anonimowe

Ustawodawca pozostawił każdemu podmiotowi, który przyjmuje zgłoszenia prawo decydowania czy będzie obsługiwał zgłoszenia anonimowe. Zarówno Rzecznik Praw Obywatelskich jak i organy publiczne będą decydowały czy przyjmują niepodpisane zgłoszenia. Jeżeli natomiast decyzja będzie negatywna to zgłoszenie niepodpisane będzie pozostawiane bez rozpoznania.