Zgromadzenie wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej – cz.2

 

Zgromadzenie wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej – np. w drodze telekonferencji jest już możliwe. Umowa spółki nie musi przewidywać tego wprost. Zgromadzenia on-line mogą być z powodzeniem organizowane podczas epidemii.

Jak zorganizować zgromadzenie wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej?

O sposobie przeprowadzenia zgromadzenia decyduje ten podmiot, który zwołuje zgromadzenie.

Zgromadzenie on-line należy przeprowadzić w taki sposób, aby:

• każdy z uczestników zgromadzenia mógł w czasie rzeczywistym wypowiadać się oraz słyszeć pozostałych uczestników.

Zgromadzenie nie musi zatem przybierać formy wideokonferencji. Przepisy nie przewidują konieczności, aby uczestnicy się widzieli. W praktyce, forma ta jednak znajdzie zapewne najszersze zastosowanie, bowiem lepiej zapewnia wszystkim stronom zgromadzenia możliwość właściwej komunikacji.

• możliwe było wykonanie prawa głosu (osobiście lub przez pełnomocnika).

Tu może pojawić się techniczny problem, w jaki sposób przeprowadzić tajne głosowanie. Najrozsądniejsze wydaje się albo oddanie głosu korespondencyjnie przed zgromadzeniem (kartę do głosowania, wówczas należałoby dostarczyć uczestnikom wraz z zaproszeniem na zgromadzenie), albo zarządzić przerwę w obradach, celem dostarczenia tajnych głosów.

Regulamin zgromadzenia on-line

Regulamin zgromadzenia wspólników przeprowadzanego z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej powinien zostać sporządzony przez radę nadzorczą. Jeżeli, w danej spółce z o.o., nie funkcjonuje rada nadzorcza, wówczas regulamin określają sami wspólnicy (bezwzględną większością głosów, w formie pisemnej).

Gdzie faktycznie przebywają uczestnicy zgromadzenia wspólników on-line?

Wedle obowiązujących nadal przepisów zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zgromadzenia wspólników można zorganizować poza siedzibą, jeżeli wyrażą na to zgodę wszyscy wspólnicy.

Nowe przepisy statuują, że osoby uczestniczące w zgromadzeniu wspólników on-line nie muszą być fizycznie obecni w miejscu obrad. Miejsce obrad jednak nie zmienia się. Tym samym, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej lub nie zadecyduje o tym uchwała wszystkich współwłaścicieli same obrady powinny odbywać się w siedzibie spółki. Oznacza to, że co do zasady, przynajmniej przewodniczący zgromadzenia powinien być fizycznie obecny w siedzibie spółki.

Zaproszenie do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników

Zgromadzenie wspólników, niezależnie od formy obrad, zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek kurierskich. Takie zaproszenia należy wysłać co najmniej 2 tygodnie przed terminem zgromadzenia. Zawiadomienia o zgromadzeniu można przesłać także pocztą elektroniczną. Warunkiem tego jest, aby uczestnik uprzednio wyraził  pisemnie zgodę, wskazując adres e-mail, na który ma zostać przesłane zaproszenie.

Jeżeli obrady mają być przeprowadzone on-line w zawiadomieniu należy podać:

• dzień,
• godzinę,
• miejsce zgromadzenia wspólników,
• szczegółowy porządek obrad,
• w razie planowanej zmiany umowy – istotne elementy treści proponowanych zmian,
• informacje o sposobie uczestniczenia w zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.

na temat zgromadzeń wspólników on-line można przeczytać również tu: https://pbkb-adwokaci.pl/zgromadzenie-wspolnikow-sp-z-o-o-on-line-epidemia-przyspiesza-postep-spolek-handlowych/